Die DSGVO ist immer noch ein ziemlich Standardkonzept. Wir müssen zunächst verstehen, was die DSGVO ist. Konkret bedeutet dies, dass im Hinblick auf das Besuchermanagement der gesamte Prozess und die gesamten Praktiken den Anforderungen der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union, entsprechen müssen. Diese Regelung ist recht streng und das Schutzniveau personenbezogener Daten ist äußerst hoch.
Nach dieser Verordnung muss das Besuchermanagement den Anforderungen genügen. Erstens sind wir bei der Erhebung personenbezogener Daten unserer Besucher sehr vorsichtig. Sie können nicht einfach eine Menge nutzloser Informationen sammeln, sobald Sie sie sehen. Sammeln Sie gezielt notwendige Informationen, wie z. B. Besucher-ID-Nummern – dieses Tool kann zur Bestätigung geschäftlicher Besuchsanforderungen verwendet werden. Kommt der Besucher beispielsweise nur, um einem Kunden ein Paket auf einer bestimmten Etage des Gebäudes zu überbringen, müssen wir keine allzu detaillierten und komplizierten Informationen sammeln. Der garantierte Zweck liegt in diesem kurzfristigen Geschäftsumfang.
Wir sprechen in zwei Aspekten über Speichersicherheit. Wir speichern alle Arten von Besucherinformationen im Lager, egal wo. Kurz gesagt: Die Lagerung muss auslaufsicher sein. Wenn ein schlechter Mensch diese Informationen stehlen möchte, wird dies schwierig und unmöglich sein. Sowohl technische als auch Sicherheitsmaßnahmen müssen streng sein. Beispielsweise müssen die Zugangskontrolle – Passwörter und Autorisierungsmethoden – äußerst zuverlässig sein. Wir reden nicht nur.
Darüber hinaus müssen Sie hinsichtlich der Verarbeitung und des Umfangs der gemeinsamen Nutzung eine entsprechende Genehmigung einholen, bevor Sie mit der Arbeit an diesen freigegebenen Inhalten beginnen können. Der Besucher muss unwillig sein. Plötzlich landeten meine Informationen an einem unerklärlichen Ort.
Okay, lassen Sie uns unten über einige häufig gestellte Fragen sprechen.
1. Was kann getan werden, um die Aufzeichnungen vorschriftsgemäß zu führen, wenn ein Besucher im Notfall kommt und vergisst, seinen Ausweis mitzubringen? Hey, viele Einheiten sind auf dieses Problem gestoßen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihren Besuchern erklären, warum Sie die erforderlichen Informationen sammeln müssen. Und versprach, es nicht nebenbei durchsickern zu lassen. Dies kann durch das Aufzeichnen der Telefonnummer des Gegenübers oder durch eine handschriftliche persönliche Erklärung erfolgen – selbst wenn kein Ausweis vorliegt, kann mit dieser Methode eine nahezu regelkonforme Vorgehensweise gewährleistet werden.
2. Wie erfahren Sie die neuesten Änderungen in der DSGVO? Das ist eine gute Frage. Schauen Sie regelmäßig auf der offiziellen Website nach Ankündigungen zu aktualisierten Inhalten. Wenn Sie Zeitungen und Zeitschriften abonnieren, ist es auch für Sie bequem, die überarbeitete Version rechtzeitig zu erhalten. Darüber hinaus können Sie durch die Teilnahme an Seminaren, Schulungen, Fachtreffen usw. schnell über Trends informiert werden.
3. Das Unternehmen ist zu klein und verfügt nicht über viele Besucherinformationen. Können wir nicht auf die Einzelheiten der Vorschriften achten? Nein, die Praxen sind gleichermaßen wichtig, egal ob es sich um ein großes Unternehmen oder ein kleines Büro mit Dutzenden von Mitarbeitern handelt. Wenn die regulatorische Inspektion der DSGVO Probleme feststellt und die Strafen schwerwiegend sind, wie können wir dann nicht darauf achten?
Im Gegensatz dazu, wenn das Unternehmen zuvor kein DSGVO-Besuchermanagement und eine schrittweise Einbeziehung implementiert hätte. Ersteres versteht oder kümmert sich nicht um den Zweck, Besucher über den Prozess zu informieren, und sammelt Informationen in einem Durcheinander, das Platz einnimmt und ohne klare Verarbeitung bedeutungslos ist. es setzt Managementrisiken für sich selbst aus, und wenn es offengelegt wird, wird sein Ruf geschädigt;
Aber wenn Sie es ändern, um einen Prozess zu verwenden, der den Anforderungen entspricht. Teilen Sie der Gegenpartei den Sinn der Informationsbeschaffung erst mit, nachdem Sie die entsprechende Genehmigung eingeholt haben. Nutzen Sie dann legale Kanäle, um die Weitergabe abzuwickeln. Ihr persönlicher Markenwert wird auf jeden Fall schrittweise steigen und Sie vermeiden das Risiko regulatorischer Probleme.
Sag es aus tiefstem Herzen! Ein bedarfsgerechtes Besuchermanagement ist nach wie vor von großem Nutzen für das gesamte Unternehmen. Wenn Sie es oberflächlich nicht gut hinbekommen, müssen Sie wirklich bei jedem Link vorsichtig sein. Aber die Vorteile überwiegen die vorübergehenden Härten bei weitem. Die Folgerisiken sind gering und die Umweltreputation des Unternehmens sogar noch besser. Warum nicht alles in einem Schritt richtig machen!
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